Créée en 2001 avec la publication du livre « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity », la méthode Getting Things Done (GTD) se veut être la solution de productivité sans stress simplifiant la gestion des priorités quotidiennes. Pour ce faire, la méthode GTD se concentre sur une philosophie simple mais efficace en posant la question : « Quelle est la prochaine action concrète qui me rapproche de mon but ? ».
En gardant chaque tâche à accomplir suffisamment petite pour qu’elle puisse être effectuée dans un court laps de temps, vous allez pouvoir l’effectuer dès que vous y pensez. Vous n’aurez alors plus besoin d’en prendre note pour la faire plus tard. Ainsi, la méthode GTD permet également de lutter efficacement contre la procrastination. Outre, le bienfait de la productivité sans stress, cela constitue un autre avantage de taille de GTD.
L’avantage principal de la méthode Getting Things Done est qu’elle vous pousse à garder vos tâches suffisamment simples pour que vous n’ayez pas l’envie de les remettre à plus tard. Vous devenez alors plus enclin à les effectuer tout de suite avant de passer à l’étape suivante. Le point d’entrée de base à retenir est donc la question suivante : « Quelle est l’action suivante ? ». Cela a le mérité d’être simple, précis et clair.
Réaliser plutôt que stocker
Nos environnements de travail modernes sont de plus en plus complexes et variés. Il est facile de se perdre soi-même devant la grande quantité de choses à faire. Beaucoup d’entre nous finissent par utiliser leur cerveau comme une sorte de dispositif de stockage, se souvenant de toutes les tâches en suspens qu’ils doivent effectuer.
Comme nous le savons tous, notre cerveau n’est pas doué pour le multitâche. En nous remplissant la tête d’informations sur des obligations inachevées, nous gaspillons les ressources de notre cerveau. Pire encore, nous l’empêchons de se concentrer sur l’action. Il ne peut alors pas accomplir pleinement son travail. Ce stress fait baisser la productivité et c’est justement contre cela que GTD veut lutter.
Lorsque notre cerveau a en mémoire toutes ces tâches en suspens, il va nous le rappeler dans les moments les plus inopportuns. Cela peut être lorsque nous essayons de nous concentrer sur la résolution d’un problème par exemple ou juste avant de dormir. Dans tous les cas, cela va nous pénaliser et nuire à notre tranquillité d’esprit.
Afin de travailler efficacement, nous devons libérer notre esprit. Pourquoi ? Tout simplement car il est essentiel d’être en mesure de mobiliser la totalité de nos capacités cérébrales sur la tâche à accomplir. Il ne faut pas perdre de concentration en s’attardant sur des choses qui n’ont rien à voir avec cette tâche en cours de résolution.
Libérez votre esprit avec GTD pour une productivité sans stress
Pour éviter l’encombrement, il ne faut pas stocker trop d’informations dans votre cerveau. David Allen nous explique alors que nous devrions avoir un outil dédié. Cet outil doit nous permettre d’empiler toutes les informations ou idées importantes pour nous. Elles sont importantes mais ne peuvent être réalisées immédiatement. Il faut donc les stocker ou les mettre en file d’attente. Le but étant de les réaliser plus tard bien entendu. Le tout sans s’encombrer l’esprit inutilement.
Avec ce outil de stockage, vous vous débarrasserez d’une source de distraction. Vous aurez un endroit où vous pourrez trouver toutes les informations importantes. Vous pourrez ainsi vous y replonger le temps venu. Ce mode de fonctionnement est au coeur de GTD et de l’obtention d’une productivité sans stress. L’outil de stockage peut prendre la forme que vous souhaitez. Cela peut être un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou encore un smartphone. Ou pourquoi pas ce bon vieux carnet de notes qui fait partie des 7 habitudes des personnes connaissant un grand succès dans la vie.
Le plus important avec votre outil de stockage étant de pouvoir y accéder facilement. Si vous vous souvenez de payer une facture importante, notez cette idée dans votre outil. Ne laissez pas cette pensée parasiter votre esprit et vous distraire. Le fait de l’avoir notée vous permet de rester concentré et productif. Ensuite, il ne vous restera plus qu’à vous en occuper plus tard.
Avoir à disposition une file d’attente externe de tâches importantes à réaliser vous permettra d’être rassuré. Vous serez rassuré car vous saurez convaincu que toutes les tâches importantes seront réalisées en temps voulu.
Videz l’outil de stockage
L’outil de stockage est incroyablement efficace. Néanmoins, il ne peut rester efficace que s’il contient des informations réellement utiles. Vous devez donc vider votre outil de stockage régulièrement.
Comme David Allen le décrit très bien dans son livre, que vous pouvez également découvrir en Français sous le titre « S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress », votre cerveau a besoin de faire confiance à cet outil de stockage. S’il contient des informations peu fiables, vous cesserez de lui faire confiance. Vous serez alors à nouveau préoccuper et donc moins productif dans votre travail.
Vous devez donc vider votre outil de stockage au moins une fois par semaine. Pour cela, vous devez réorganiser son contenu par ordre de priorité. Débarrassez-vous de tout ce qui devient non pertinent. Si en passant en revue votre outil, vous rencontrez un élément qui n’a pas été pris en charge, vous devez vous poser une seule et unique question. Cette question est la suivante : « Cet élément peut-il être pris en charge en moins de 2 minutes ? ». Si c’est le cas, faites-le immédiatement.
Projets et listes de tâches quotidiennes
Souvent, les listes de choses à faire deviennent sous-optimales parce qu’elles sont encombrées de trop de détails sur les projets, les rendez-vous et les bribes d’informations qui rendent difficile la distinction entre les tâches pouvant donner lieu à une action.
La solution est, s’il s’agit d’une activité complexe, d’en faire un projet et de le transférer dans la liste des projets. Tout le reste figure dans la liste des actions suivantes.
Liste des projets pour les activités complexes
Par nature, les projets sont complexes car ils nécessitent plus d’une étape d’action à accomplir. Les exemples de projets sont nombreux : planifier un évènement, organiser des vacances ou encore organiser une réunion. Vous devez pouvoir décrire les résultats d’un projet en une seule phrase. Par exemple : « A la fin de cette réunion, le problème a été résolu ».
Le fait de réfléchir sur le résultat d’une tâche ou d’une action vous permet de formuler facilement des tâches concrètes. Ces dernières sont avantageuses car elles vous rapprochent de la réalisation du projet. Un autre but de GTD est donc d’exposer clairement les attendus de chaque tâche pour atteindre le niveau de productivité sans stress.
Liste des actions suivantes au lieu d’une liste de tâches
Les listes de tâches quotidiennes ne sont pas toujours optimales en raison du fait que vous ne pouvez pas savoir à l’avance ce que vous accomplirez au cours d’une journée donnée. C’est une bonne idée d’utiliser un calendrier en combinaison avec les listes d’actions suivantes. Le calendrier vous permet de connaître les dates limites. Le calendrier est idéal pour vous rappeler les réunions et les rendez-vous.
Tout ce qui n’est pas lié à un certain jour ou à une certaine heure devrait être transféré à votre liste d’actions suivantes. La liste d’actions suivantes vous permet de décider quelle tâche est la plus urgente à tout moment.
Liste d’attente pour les entrées retardées
A chaque fois que vous travaillez avec d’autres personnes et vous dépendez de ce qu’ils vont produire, il est utile d’avoir une liste d’attente. Cette liste vous permet de stocker tous les entrants que vous attendez d’autres personnes. De cette manière, vous pourrez facilement repérer chaque fois qu’une personne n’a pas tenu sa promesse et le lui rappeler.
La liste « Un jour / Peut-être » pour les tâches futures potentielles
La liste « Un jour / Peut-être » contient tout ce qui n’est pas formulé sous la forme d’une idée ou d’une tâche concrète. Ces éléments ne sont pas moins importants mais ils ne sont pas encore concrets. On les place donc dans cette liste. Vous pouvez utiliser cette liste pour garder une trace des idées de projets qui pourraient être importants à l’avenir. Vous pouvez y inscrire vos intérêts personnels également.
Un milieu de travail structuré est essentiel pour une productivité sans stress
Outre le vidage hebdomadaire de votre outil de stockage, vous devez aménager un lieu travail où tout le matériel pertinent est disponible. Il est important de se sentir à l’aise pendant le travail. Ainsi, vous vous concentrerez mieux sur la tâche à accomplir. De cette façon, vous serez plus productif.
Utilisez la planification naturelle pour trouver des mesures concrètes
La planification de projet est souvent un processus non structuré non naturel. La planification naturelle est un moyen rapide et amusant de trouver des étapes concrètes qui vous mèneront plus près de la réalisation du projet.
Vous commencez avec l’objectif à atteindre à l’esprit. Ensuite, vous commencez le brainstorming. Il peut être utile de faire cet exercice de brainstorming à l’extérieur. Par exemple, en notant vos idées et en dessinant des cartes mentales. Une fois que vos idées sont organisées, vous commencez à trouver des étapes concrètes pour les réaliser et à vous rapprocher de votre objectif.
Conclusion
Apparue au début des années 2000, la méthode Getting Things Done de David Allen a gagné en popularité ces dernières années. Le succès de GTD est logique car de plus en plus de personnes souhaitent s’améliorer pour atteindre une productivité sans stress. L’avantage de la méthode Getting Things Done tient avant tout au fait qu’elle est simple à appliquer tout en se concentrant sur le passage à l’action et la réalisation de tâches.
